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如何写出优秀的技术文档?

如何写出优秀的技术文档?

如何写出优秀的技术文档?

大家好,我是小枣君。

贤造课堂自2017年5月正式成立,至今已有3年多的时间。在此期间,我们的内容始终以技术传播文章为主,已输出原创文章400多篇。其中大部分是我写的。

我的想法比较简单,就是希望发表通俗易懂的技术科普文章,让技术不再枯燥,帮助更多的人(尤其是即将进入行业的年轻人)。了解通信、5G、物联网、云计算以及大数据等ICT领域的前沿科技知识。

庆幸的是,现早课堂的内容得到了大家的一致好评,得到了宝贵的认可,影响力也越来越大。现在我们已经逐渐成为行业领先的有技术含量的原创媒体。

其实我之所以选择技术文章写作这条道路,和我的个人经历是密不可分的。

我曾在一家设备制造商担任技术支持四年(其中国外三年),积累了丰富的通信产品技术知识和实践经验。随后我又担任了三年的文档经理,在文档写作、构建文档系统和文档质量管理方面获得了很多经验。最后,我又担任了四五年的培训经理,学习如何有效地表达内容并将知识传递给内部和外部客户。

我多样化的工作经历为我建立鲜枣课堂奠定了知识和技能基础。

尤其是在技术文档写作方面,我从入职以来就养成了每天定期写总结经验、积累技术的习惯,并保持至今。可以说,我受益匪浅。

文件对于员工个人和公司都非常重要。对于科技公司来说,技术文档的重要性显而易见。它的价值可以完全等于产品本身。换句话说,技术文档是产品的重要组成部分。

很多人认为文档是产品附件和常规印刷材料,这显然是错误的。

文件的根本性质是整个产品生命周期的累积产生,是传递信息的重要工具和媒介。不同阶段的文件具有不同的功能。不同的职位有不同的文档系统。

在产品设计研发阶段,有产品设计说明书、产品功能需求规范等。在产品工程交付阶段,有版本发布说明、技术说明、升级/过渡/扩展说明等。

产品文档系统示例。

文件也分为内部文件和外部文件。内部文档服务于内部用户,外部文档服务于外部用户,例如客户、合作伙伴。内部和外部文件的保密级别不同,内容会有所缩写,呈现的方式和途径也会有所不同。

文档用于指导实际工作。文件的质量会影响信息传递的准确性和效率,进而影响工作的完成和项目的交付。

例如,如果你的产品激活文档太差,客户、合作伙伴员工,甚至你自己的工程师都看不懂,你也无法根据文档顺利完成设备激活或升级。文件错误甚至可能导致严重事故。

现在市场竞争日益激烈。有时候,虽然产品本身做工精良,价格也很有优势,但如果文档太差,客户就会继续看不起,从而降低产品的整体竞争力。损害公司品牌形象。

那么决定产品文档质量的基本要素有哪些呢?

有人说这是作者的写作水平。也有人说是时间够不够的问题。

其实大家都错了:基本要素只有一个,那就是钱。

编写文档是一项资源密集型工作。

首先,需要建立一套完整的文档管理体系,包括文档架构体系、文档责任归属、文档项目立项、制定、审查、出版、归档流程及相应平台等。

其次,需要组织大量的全职或兼职岗位对相关流程进行跟踪管理,耗费工时。

此外,文档与产品开发一样,是一个持续的过程,需要不断更新和迭代。因此,资源的投入也是持续的。

早期,国内不少企业利用劳动力成本优势,推出人潮战略,将资源集中在产品研发上,依靠价格优势和发布速度(需求响应速度)抢占市场。

开发工程师忙着写代码、忙着发布,哪有时间写文档呢?基本上,他们拿着产品设计指南,修改它,截图然后扔给售后服务,甚至扔给客户。

内部(售后)用户喋喋不休,但领导者确实知道。毕竟资源有限,只能牺牲文档版本保存,压制内部反馈。来自外部客户的评论无法被抑制。

一些低端客户更关心价格。极端的成本优势可能会导致客户忽视文档。然而,对于高级用户来说,他们的文档要求与他们的产品要求是一致的。如果没有优秀和完整的文件,投标将无法中标。

因此,设备制造商被迫投入资源消除缺陷并组织劳动力进行文档的专门开发。事实证明,不是我写不出好论文,而是我以前没有。愿意投入资源。

但项目一旦面临,资源又会被抽走,好不容易建立起来的文档质量又会再次崩溃,形成恶性循环。

因此,对于企业来说,想要提高文档满意度,树立有利于产品品牌的文档品牌形象,关键在于领导是否愿意投入资金。如果你有钱,有人就会有资源:这是良好文档的基本要求。

随着市场的日益规范和成熟,竞争的日益激烈,文件的重要性不断增加。越来越多的企业领导者开始意识到这个问题,并不断加大对文档的资源投入。

战略层面的重视是基础,战术层面的执行是关键。

上面提到的文档管理系统有一套完整的方法论。从文档系统的架构(需要多少文档、由谁负责、为谁编写)到文档内容的编写,一切都有相应的理论和技术。这仅靠人类的海军战术是无法完美实现的。

由于篇幅限制,我就不详细介绍文档管理系统了。我将重点关注单个文档的写作技巧。

如果你想写好一个文档,第一个问题就是你需要确定这个文档的位置:它是什么类型的文档?写作的目的是什么?谁使用它?

文件的位置直接决定了整个文件的基调。

例如,我写的零基础介绍往往是针对对相关内容没有先验知识的读者。但不是小学生的水平,而是至少完成基础教育、大学一年级以上、有基本的物理和数学知识、对自然环境有基本了解的读者。以及正常人的逻辑思维能力。

如果写技术文档,首先要了解文档的使用者是内部客户还是外部客户,是有经验的客户还是没有经验的客户,是否阅读过必备文档,是否正在查看这套。第一次文档客户端。

明确了对象之后,记得在整个文档的写作过程中随时转换角色。你必须站在读者的角度考虑文档的内容是否可以理解。

如果你不确定,找一个与目标读者水平相同的有经验的用户,让他们测试并提供反馈。

大多数技术文档的作者不是作家,甚至不是文科学生,而是技术工程师。这些人往往缺乏书面表达能力,但他们有一个显着的优势:强大的逻辑思维能力。这在写作时非常重要。尤其是撰写技术文档需要很强的逻辑思维能力。

文件的整体结构应该具有逻辑上连贯的章节顺序。文件的主张也必须逻辑严密地表达。过于草率的思考并不适合技术文档。对于文科学生来说过于情绪化的写作并不适合技术论文。

技术工程师最常犯的错误是说教:“这么简单,你为什么不明白呢?”“这是基础知识,大家都明白!”然后他们就走捷径,言简意赅,省略很多细节,忽略可能性。出现的不同情况会让文档用户迷失方向。有的作者甚至喜欢玩弄“玄学”,觉得写得越深奥,似乎越懂,简直是可笑。

标准技术文件通常遵循SOP的原则。所谓SOP就是标准操作程序。

以下段落是编写SOP文档的示例:

正如您将看到的,背景信息已经足够,因此将介绍介绍的背景。

具体操作步骤虽然简短,但是内容很清晰,分为几个步骤,每个步骤都会告诉你要写哪个命令,它的用途是什么。

最后会有一个验证结果的链接(本例的验证结果部分比较简单,其实还应该包括使用显式验证的命令检查结果)。

上述SOP文件的书写方式与我们从小接受的传统书写方式完全不同。

我们以前常说中国菜谱喜欢用“一点盐,一点酱油,大火炒一会”这种定量又很模糊的表达方式,其实和我们的书写习惯确实有一定的关系。就技术文档而言,我们对这一领域的培训和教育的关注还不够。真正的写作不是刻意追求华丽的辞藻,而是意义和情境的精确表达。

如果你想写好技术文档,还有一个重要的技能:使用更多的图形。

俗话说“文不如表,表不如图”。技术是非常抽象的东西,也是非常难以理解的东西。通过纯文本来传达内容是非常困难的。因此,应该使用更多的表格、图像,甚至gif来帮助读者理解。

说白了,这是对作者责任心的考验。如果作者不能站在读者的角度,不能以读者的满意为出发点,那么他就不愿意再费劲去画图了。画画是一件很复杂的事情,有时写一篇文章就得画一整天,这并不容易。

撰写技术文档不仅对于公司来说非常重要,对于个人来说也是如此。话虽如此,他也受益匪浅。

养成并坚持写作习惯,有利于逻辑思维能力的培养,也有利于个人知识的积累。人们可以开设技术博客或公众号来发布和分享自己的经验和知识,这会给他们带来成就感。久而久之,你甚至可以形成个人品牌和影响力,这将有利于你的职业发展。

虽然现在视频趋势很明显,但我个人认为文档不能被视频取代。以现有技术,视频无法快速检索、更新修改、快速传输,且文件体积较大,这些都决定了文档的不可替代性。

视频的优势更多在于内容的生动形象的展示,让用户有更感性的理解和更深刻的记忆。适合培训,不适合工作参考,不适合归档。

好了,以上就是小枣君分享的关于编写技术文档的内容。我希望它对每个人都有用。顺便声明一下:如果大家有什么觉得好的技术文档,可以提交给现造课堂,报酬会很丰厚。

最后,感谢大家的耐心阅读,我们下期再见!

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